ファイルを削除・移動する前のチェックリスト｜OneDrive・PDF

ファイルを開ける。それだけで、削除や移動をしても安全だとは言えない。同期の途中かもしれないし、別の人と共有しているかもしれない。PDFなら、見えている文字が検索できないこともある。

操作の直前に迷ったら、まず「何を、どこから、どこへ、なぜ動かすのか」を一文で書く。その一文が書けないファイルは、まだ操作の対象にしない。

最初に確認すること

確認	見る場所・質問	止める条件
対象と保存先	ファイル名、拡張子、現在のパス、所有アカウントを確認する。	同名ファイルや別アカウントの可能性が残る。
使用中か	編集中のアプリ、共有相手、バックアップ処理が残っていないかを見る。	保存・同期・変換の処理が終わっていない。
二つ目のコピー	別の場所に開けるコピーがあり、日時と内容を照合できるか確認する。	元の一部しかなく、復元テストもしていない。
クラウド状態	OneDriveの雲・緑のチェック、Web側の状態、同期エラーを確認する。	「同期保留中」やエラーが解消していない。
共有と権限	リンク共有、共同編集、期限、社外共有の有無を確認する。	移動後も同じ権限が必要なのに確認できない。
PDFの文字	本文を選択・コピーし、固有語をPDF内検索できるか試す。	画像PDFを文字PDFだと思い込み、原本を残していない。
復元経路	ごみ箱、OneDriveのごみ箱、バージョン履歴のどこから戻せるか確認する。	復元先と期限が分からない。
操作後の確認	移動先で開く、検索する、共有リンクを試す。記録に日時を残す。	少数で試さず、一括操作を始めようとしている。

OneDriveのFiles On-Demandでは、オンラインのみのファイルはPCの容量を使わず、必要なときにダウンロードできる。エクスプローラーで右クリックして「空き領域を増やす」を選ぶ操作は、クラウド上のファイルを削除する操作とは別だ。目的が容量確保なら、先にこの違いを確認する。

削除する場合は、PCのごみ箱だけでなくOneDriveのごみ箱も見る。同期しているファイルは、クラウド側の削除と復元が関係するためだ。共有中のファイルなら、削除前に共有相手と保存先を確認する。

スキャンPDFは、ページの画像が表示されていても文字層を持たないことがある。本文の一部をコピーしてメモ帳に貼り付け、型番や日付をPDF内検索してみる。検索できても、文字の順序や数字が正しいとは限らない。

OCRは画像の上に検索用の文字層を追加する処理で、元画像そのものの正確さを保証しない。変換前の原本を保存し、日付・金額・氏名・URLなどを少数ページで照合してから全体に進む。

「元に戻せるはず」は復元手順ではない。復元場所、保持期間、戻した後の権限まで確認できて、初めて復元経路になる。

確認欄を紙やPDFで残したい場合は、OneDriveとPDF/OCRの項目を一枚にまとめた無料サンプルをダウンロードできる。より細かい記録欄と操作後の確認欄は有料版に収録している。

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